Olen esitellyt kirjassani “Johtaja: ole IT-strategi” useita johdon käytettäväksi soveltuvia työkaluja bisneslähtöisen IT-strategian laatimisprosessiin. Toistaiseksi noita työkaluja ei ole ollut missään tarjolla valmiiksi sähköisessä muodossa, mutta tuon niitä jatkossa vähitellen kenen tahansa käytettäväksi. Toivon vain, että käytön yhteydessä mainitaan lähde “Vesa Tiirikainen, www.tiirikainen.eu“.
Konsernistrategia, IT-toimintamalli ja IT-ratkaisut
Konsernien keskeinen strateginen valinta on konsernin tyyppi: olemme yhden tai useamman bisneksen konserni? Valinnalla on suuri vaikutus johtamismalliin ja organisointiin – mutta myös konsernin IT-toimintamalliin ja käytännön IT-ratkaisuihin. Oheiset työkalut auttavat yritysjohtoa keskustelemaan myös IT-toimintamalliin liittyvistä haasteista, ja tätä on käytetty monissa suomalaisissa konserneissa lähtökohtana merkittäville uudistuksille. Kokemuspohjaisesti malli toimii hyvin myös julkishallinnon konserneissa.
Käytännössä aineisto muodostuu kahdesta osasta:
- PDF-muodossa olevasta ohjeesta konsernistrategian tyypittämiseen ja IT-aiheiden kytkemiseen siihen
- Kalvosarjasta, jossa on käytettävän kehikon lisäksi esimerkki lopputuloksesta.
Johdon itsearviointi IT-toiminnasta
Yksi IT-strategian luomisen lähtökohdista on hyvä ymmärrys organisaation nykyisestä IT-toiminnasta. Tähän tarkoitukseen olen ollut kehittämässä nopeaa arviointityökalua, joka antaa linjajohdolle kokonaiskuvan ja olennaisimmat parantamisen kohdealueet.
Tarvittavat työkalut voit ladata kahdessa osassa:
- kahden kalvon PowerPoint-kuvat, joissa on tarvittava lomake ja Excel-malli yhteenvedon tekemiseksi.
SWOT-analyysi johdon strategisen dialogin välineenä
Varmasti johto ja kaikki toiminnan kehittäjät tuntevat SWOT-analyysin, eivätkä hyväksy sitä strategiatyön kunnolliseksi työkaluksi. Parhaiten tuo väline sopii johtoryhmän strategisen dialogin käynnistämiseen, kun analyysi tehdään ‘lennossa’ johtoryhmässä. Oheiset ohjeet ja mallit osoittavat, miten tuollainen on tehtävissä:
- Ohje SWOT johdon strategisen dialogin välineenä kuvaa johtoryhmässä vuorovaikutteisesti tehtävän SWOT-analyysin toteutustavan.
- Kaksi PowerPoint-kalvoa esittävät SWOTin eri osien tarkoituksen ja tarjoavat valmiin pohjan analyysin toteuttamiseksi johtoryhmässä noin tunnin aikana.
- kahden kalvon PowerPoint-kuvat, joissa on tarvittava lomake ja Excel-malli yhteenvedon tekemiseksi.
Nykyisten tietojärjestelmien kokonaisarvio johtoryhmässä
Johto tarvitsee uuden IT-strategian pohjaksi hyvän kokonaisarvion nykyisistä tietojärjestelmistä. Tätä varten kootaan taulukkomuotoinen yhteenveto keskeisistä nykyisistä järjestelmistä ja niiden tunnusluvuista. Johtoryhmä antaa tämän yhteenvedon pohjalta työpajassa yhteisen näkemyksensä kunkin tietojärjestelmän hyödyistä liiketoiminnalle ja kriittisyydestä päivittäistoiminnassa. Arviota annettaessa syntyy myös ajatuksia eri tietojärjestelmien kehittämistarpeista. Työtä varten on olemassa kaksi erillistä dokumenttia:
- Nykyiset IT-ratkaisut bisnesjohdon arvio OHJE kuvaa tietojärjestelmien yhteenvedon laatimisen sekä johdon työpajassa toteutettavan arvioinnin toteutustavan.
- PowerPoint-kalvosarja Nykyjärjestelmien hyödyn ja kriittisyyden arviointi sisältää mallit tietojärjestelmien yhteenvedosta sekä kalvopohjan ja esimerkin tietojärjestelmien arvioimiseksi johdon työpajassa.
Strategisesten hankkeiden priorisointi johtoryhmässä dialogin välineenä
Kaikki muutoksen tähtäävät strategiat tuottavat joukon hankkeita ja muuntyyppisiä toimenpiteitä, joiden prioriteetti ei välttämättä ole mitenkään itsestään selvä. Haaste on hyvin samanlainen, olipa kyseessä bisnesstrategia, henkilöstöstrategia tai IT-strategia. Priorisointi ja hankkeiden keskinäinen ajoitus ovat keskeisiä strategian onnistumiselle.
Oheisissa ohjeessa ja malleissa on esitetty, miten johtoryhmä voi työpajassaan jopa tunnissa asettaa prioriteetit kohdalleen:
- Strategisten hankkeiden priorisointi OHJE kuvaa, miten strategiset hankkeet johtoryhmän työpajassa priorisoidaan.
- Kolme PowerPoint-kalvoa esittävät priorisointiin käytettävän lomakkeen sekä nelikentön hankkeiden keskinäisen ajoituksen miettimistä varten.
IT-strategian toimeenpano
Tähän liittyviä työkaluja löytyy tästä linkistä (nämä ovat toisella sivulla, kirjani IT ja parempi bisnes liiteaineistoa: toimeenpanon etenemisen itsearviointi, bisnesmallin kuvaus, sidosryhmäanalyysi, bisneshyödyn arviointi). Samat aineistot englanniksi löytyvät tämän linkin takaa.
